Система управления задачами: наведение порядка в организации

Система управления задачами – это виртуальный офис с определенными инструментами для достижения поставленных целей. Сегодня существует огромное количество подобных систем. Чтобы подобрать оптимальный вариант данного программного обеспечения, необходимо знать, каким требованиям он должен соответствовать.

Требования к системам управления задачами

Первым требованием к данным программам является простота постановки задачи. Идеальным вариантом является программа, интерфейс которой будет понятен и удобен даже новым сотрудникам компании. Также важно, чтобы в этом программном обеспечении был функционал для сортировки поставленных задач. Не менее важен и функционал, который будет напоминать сотрудникам о скором наступлении дедлайна.

Если над проектом работает больше 20 сотрудников, то программа постановки задач и контроля их выполнения должна разграничивать обязанности участников проекта. Структурированность позволяет понять, кто ответственен за исполнение той или иной задачи.

Еще одно важное требование касается прозрачности рабочих процессов. Система управления должна давать понимание того, кто из сотрудников сейчас свободен, а кого не стоит отвлекать. Причем этот функционал важен не только в парадигме «руководитель – сотрудники». Прозрачность рабочих процессов также упрощает взаимодействие между коллегами.

Наконец, важно, чтобы в системе управления задачами был функционал для создания отчетов. Благодаря этому, руководитель проекта сможет сделать выводы относительно, какие задачи решены, а какие – нет.

Стоит добавить, что выбор системы управления задачами должен быть основан на целях, поставленных перед проектом. Это может быть ведение клиентов, наведение порядка в задачах креативной команды и т.д.

Что обеспечивает внедрение системы управления

Внедрение подобной системы позволяет сделать работу компании на 70% эффективнее. Такой результат обеспечивается за счет:

• составления четкого перечня задач с ответственными лицами за их исполнение;
• подготовки отчетов в любое удобное время;
• фиксации всех действий сотрудников и т.д.

Внедрение таск-менеджера позволяет рассчитывать на то, что все поручения будут четко выполнены. При этом данное программное обеспечение исключает риск возникновения конфликтных ситуаций, обусловленных некорректной установкой дедлайнов и сорванными сроками выполнения задач.

В заключение остается добавить, что в современных таск-менеджерах есть дополнительный функционал, который сделает работу над проектом еще удобнее. Например, во многих программах можно предоставлять гостевой доступ. Такой функционал удобен для компаний, в которых работают внештатные сотрудники.

Также существует возможность делегировать поручения. Данный функционал используется для привлечения к решению задачи других сотрудников. При этом ответственность не будет снята с первоначального исполнителя.